Документы Ленинградской городской эвакуационной комиссии поступили в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (ранее Государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Ленинградской области) в 1946 г. из Городского бюро по учету и распределению рабочей силы. В настоящее время в архивном фонде комиссии (фонд Р-330) хранится 322 дела. Помимо документов общего делопроизводства (отчеты, приказы, переписка, сводки, штатные расписания и др.) и по личному составу эвакопунктов в фонде имеются свыше 200 дел со списками, заявлениями эвакуированных, начиная с сентября 1941 г. по 17 декабря 1943 гг., при этом наиболее полно представлены списки эвакуированных авиатранспортом.
В середине 1950-х годов в архиве приступили к созданию справочной картотеки на лиц, эвакуированных из Ленинграда, и лиц, получивших разрешение на въезд в город после прорыва блокады. Основой картотеки стали документы Ленинградской городской эвакуационной комиссии, Ленинградского городского бюро по учету и распределению рабочей силы, Исполкома Ленинградского городского Совета депутатов трудящихся и ряда других учреждений. На карточки выносились сведения, которые содержались в документах. При этом наряду достаточно полной информацией с указанием фамилии, имени, отчества (инициалов), года рождения эвакуированного, адреса проживания, места работы, нередко встречались отрывочные данные, где была указана только фамилия выехавшего. В карточку обязательно вносились поисковые данные документа – номер фонда, описи, дела, листа. К 1990-м годам объем картотеки составил 123 258 карточек, что составляет лишь незначительную часть всех эвакуированных (по официальным сведениям в 1941 – 1943 гг. Ленинград покинуло свыше 1,7 млн. человек).
При создании информационной системы «Государственные архивы Санкт-Петербурга» картотека ЦГА СПб была сканирована, разобрана и стала основой представленной на данном ресурсе базы данных.
В 2014 г. поисковая база данных на лиц, эвакуированных из Ленинграда или получивших разрешение на въезд в город, заметно расширилась за счет информации из аналогичных картотек и баз данных, подготовленных на основе документов районных эвакуационных комиссий, которые хранились в ведомственных архивах ряда администраций районов Санкт-Петербурга: Адмиралтейского (быв. Октябрьского и Ленинского), Василеостровского, Выборгского, Калининского, Невского (быв. Володарского), Петроградского, Приморского, Центрального (быв. Дзержинского, Куйбышевского, Смольнинского районы) и др. Единой формы ведения картотек и баз данных не существовало, поэтому сведения, содержащиеся в поисковых системах, предоставленных районами, сильно отличаются по степени наполнения и могут содержать только ФИО и дату рождения (Василеостровский район). В этом случае за более подробной информацией следует обращаться в ЦГА СПб.
Сами документы по эвакуации и реэвакуации ленинградцев (в соответствии с поручением Губернатора Санкт-Петербурга от 27.05.2014 № 07-131/6038) все районные администрации должны сдать на государственное хранение в ЦГА Санкт-Петербурга. В дальнейшем планируется продолжить работу по вводу информации непосредственно с документов тех районов, где не были созданы поисковые картотеки и базы данных, но имеются только документы (списки на эвакуацию): Кронштадтский и Курортный район. В Кировском, Колпинском, Красногвардейском, Красносельском, Московском, Петродворцовом, Пушкинском районах документы по эвакуации граждан не сохранились, там поиск возможен только по домовым книгам.
Помимо информации из документов районных администраций, поисковая база данных «Эвакуация» будет пополняться информацией картотек, созданных в ведомственных архивах Комитетов по здравоохранению и образованию (на основе документов по эвакуации детей без родителей: школьников, детей из детских яслей, садов, детских домов). Сами документы до решения вопроса о их передаче на государственное хранение в ЦГА СПб остаются на хранении в указанных ведомственных архивах, поэтому за документальным подтверждением найденной информации следует обращаться в эти учреждения.
К сожалению, полнота состава поступающих на государственное хранение в ЦГА СПб материалов очень разная, кое-где сохранились лишь картотеки без списков и других документов. Часть документов имеет физические повреждения, затухающий трудночитаемый текст.
Списки граждан, подлежащих эвакуации, должны были составляться по следующей форме: № эвакоудостоверения, дата выдачи, ФИО, пол, год рождения, место работы, специальность, отношение к воинской обязанности, домашний адрес, направление эвакуации, № эшелона, № вагона, расписка эвакуируемого. В отдельных списках указывалось количество выданных талонов на питание (взрослым и детям). Списки заполнялись от руки (далеко не всегда разборчивым почерком) карандашом или ручкой.
Карточки на эвакуированных, подобранные по алфавиту, составлялись с целью поиска необходимой информации. Как правило, они содержат следующую информацию; № карточки, ФИО, год рождения, адрес проживания до эвакуации, дата эвакуации, куда выбыл (нередко данные о месте эвакуации не указывались), сведения о членах семьи, которые выезжали вместе с эвакуированным. Зачастую с гражданином, на которого оформлялась карточка, уезжали не только член семьи, но и дальние родственники, знакомые, соседи, их дети.
В некоторых случаях на одного человека имеются две и более карточек с разной датой выезда из города.
Следует учитывать также разночтения фамилий в карточках и документах, их неправильное написание(например, Багоров – Баюров, Воропко – Воронко, Гугина – Гучина и т.п.).
Адреса в карточках и документах приводятся в соответствии с топонимикой того периода.
Все эти особенности необходимо принимать во внимание при поиске.
8 сентября 2015 года поисковая база данных сайта пополнилась сведениями о 45 673 персоналиях - детях, оказавшихся в детских домах Ленинграда в течение всего периода войны, в том числе эвакуированных в период блокады Ленинграда вместе с детскими домами, а также о детях, эвакуированных из Ленинграда с детскими садами в 1942 году. Сведения для пополнения базы данных были взяты из Картотеки на воспитанников детских домов Ленинграда военного времени и на детей, эвакуированных из Ленинграда с детскими садами в 1942 году, находящейся на хранении вместе с документами, послужившими основанием для ее составления, в ведомственном архиве Комитета по образованию.
Данные этой картотеки неполные, и не всегда точные: в сведениях о ФИО зачастую отсутствует отчество, иногда отсутствует или указана придуманная воспитателями фамилия ребенка (например Неизвестный/ая), возраст часто указывался или со слов детей, или приблизительно, по внешнему осмотру ребенка, также со слов может быть указан адрес проживания ребенка и состав его семьи. Не все дети, являвшиеся воспитанниками детских домов и указанные в картотеке, были эвакуированы, некоторые остались в городе и пережили блокаду. Имеются случаи несоответствия дат и места эвакуации, указанные в картотеке, сведениям иных учетных документов, хранящимся в архиве Комитета по образованию. Во всех этих случаях требуется обращение в архив Комитета по образованию и дополнительное изучение непосредственно архивных документов.